ترفندهای عجیب اما موثر برای صرفه‌جویی در زمان

0
80

مدیریت یا صرفه‌جویی در زمان به خصوص در محیط‌های کاری بسیار حائز اهمیت است چون می‌توانید با زمانبندی و انجام یک سری کارها که شاید به نظرتان عجیب باشد، حجم بالایی از وظایف و مسئولیت‌های خود را انجام دهید. احتمالاً تاکنون در مورد صرفه‌جویی در زمان مطالب زیادی خوانده‌اید، ولی شاید این ۸ راهکار جزو آنهایی باشد که تاکنون نشنیده‌اید یا به مغزتان خطور نکرده است.

لازم نیست یک ابرقهرمان باشید تا بتوانید به شکل موثری زمان خود را در محیط کار مدیریت کنید. فقط به چند راهکار نیاز دارید که بتوانید کارآمدی خود را به حداکثر برسانید. در ادامه ۸ راهبرد عجیب ولی موثر را برای مدیریت زمان عنوان می‌کنیم که با آن‌ها می‌توانید زمان خود را حتی وقتی که سرتان خیلی شلوغ است و آدم‌های زیادی دور و برتان می‌چرخند، مدیریت کنید.

۱- بلند شوید

اگر کسی وارد اتاقتان می‌شود و شما هم  با بیقراری سعی دارید کارهای بیشتری انجام دهید، بلند شوید بایستید. وارد مکالمه با وی شوید مطمئن باشید وقتی می‌بیند که شما ایستاده‌اید، مکالمه‌اش را با شما کوتاه خواهد کرد. وقتی از روی صندلی خود بلند می‌شوید و می‌ایستید، این پیام را به طرف مقابل خود می‌دهید که شما برای خودتان زمانبندی دارید. اگر طرف مقابلتان این پیام را از شما دریافت کند، سوالات، نظرات و ایده‌هایشان را به طور خلاصه شده مطرح می‌کنند.

۲- صندلی مهمان نداشته باشید

شاید انجام یک چنین کاری سخت باشد، اما این کار را تجربه کنید و هیچ صندلی مهمانی در اتاق خودتان نگذارید.مشکل صندلی‌‌ها این است که افراد وارد اتاقتان می‌شوند و روی آن‌ها می‌نشینند و مشغول گپ و گفت با شما می‌شوند. وقتی صندلی در کار نباشد، گپ و گفتی هم در کار نیست.

۳–  ناهارتان را با دیگران صرف کنید

گاهی اوقات همکاران، کارمندان و کارفرمایان فقط می‌خواهند با شما بیشتر آشنا شوند و شما را بهتر بشناسند. به همین خاطر بهتر است ناهارتان را در دفتر کارتان همراه با این افراد صرف کنید، به این ترتیب فرصت گپ و گفت با آن‌ها را خواهید داشت، بدون آن که لازم باشد وقت کاری باارزشتان اتلاف شود.

۴- محدودیت‌ها را مشخص کنید

اگر مشغول کار در دفترتان هستید و کسی از شما پرسید وقت دارید، بگویید بله و بعد به او بگویید که چقدر وقت دارید. برای مثال بگویید ” بله البته. من ۵ دقیقه وقت دارم ولی بعد از ۵ دقیقه باید بروم سروقت این پروژه.” و وقتی به ۵ دقیقه نزدیک شدید به ساعتان نگاه کنید تا به طرف مقابلتان بفهمانید که زمان در حال اتمام است. اگر نتوانستید در آن مدت به سوال او پاسخ دهید یا راهنمایی‌های لازم را ارائه کنید، به او بگویید که ما می‌توانیم بعداً یک قرار ملاقات طولانی‌تر باهم داشته باشیم.

۵– بدانید چه زمان‌هایی می‌توانید به تلفن‌ پاسخ دهید

پاسخ دادن به تمام تماس‌های تلفنی نوعی بی‌فکری است. سعی کنید به شماره‌ تلفن‌هایی که نمی‌شناسید، پاسخ ندهید. افراد می‌توانند پیام بگذارند و شما در صورت تمایل به آن‌ها پاسخ دهید. اگر در مورد برخی از تماس‌ها مطمئن نیستید، می‌توانید از دستیار خود بخواهید که با آن شماره‌ها  تماس بگیرد و اطلاعاتی را در این زمینه کسب کند. توجه داشته باشید که برخی از این تماس‌های ناخواسته می‌توانند بعداً بدردتان بخورند. اگر در اتاق خود مهمانی دارید که وقت زیادی از شما گرفته و در همان لحظه شانس آورید و تلفن زنگ زد، گوشی را بردارید به مهمانتان بگویید “ببخشید، بعداً خدمت می‌رسم، الان باید به این تماس فوری پاسخ بدهم”

۶- صداهای هشداردهنده را کنترل کنید

 هنگام کار در محل کارتان، سعی کنید اوقات خاصی از روز را به چک کردن ایمیل‌ها و پیام‌هایتان اختصاص دهید. حتماً صدای کامپیوتر و تلفن همراه خود را قطع کنید. شنیدن مداوم صداهای دینگ، دنگ، بیب از ایمیل و یا شبکه اجتماعی می‌تواند دیوانه کننده باشد.

۷- ساعت انرژی

زمان‌هایی هست که شما واقعاً نیاز دارید کسی مزاحمتان نشود. از آنجایی که ما راهکارهای عجیب و غریبی را به شما معرفی می‌کنیم این بار هم می‌گوییم این موقع‌ها بهتر است همانند هتل‌های خوب علامت ” مزاحم نشوید” را پشت در اتاق خودتان آویزان کنید. حتی بسیار بهتر می‌شود که دلیل این کار را هم روی علامت “مزاحم نشوید”، بنویسید تا سوء تعبیر نشود. برای مثال ” مزاحم نشوید- وب کنفرانس دارم”. اگر دلیلش را ذکر کنید به طور حتم موثرتر خواهد بود. 

۸- درهای شیشه‌ای را فراموش کنید

البته این مدل درها خیلی رایج نیستند، ولی استفاده از درهای شیشه‌ای یک اشتباه بزرگ است. در شیشه‌ای مثل این است که شما داخل تنگ ماهی کار می‌کنید، حتی زمانی که در بسته است، افراد از پشت در اداهای عجیب و غریب در می‌آورند یا این که دستشان را تکان می‌دهند تا ببیند آیا می‌توانید با آن‌ها حرف بزنید یا خیر. از شر این درهای شیشه‌ای خلاص شود و از درهایی استفاده کنید که حریم خصوصی شما را برای زمان‌هایی که لازم است حواستان کاملاً جمع کارهایتان باشد، حفظ می‌کنند.  

منبع: شبکه

افزودن دیدگاه