خود را برای افزایش بهره‌وری هک کنید!

وقت خود را زمان‌بندی کنید
ذهن انسان زمانی ‌که بداند مشغول انجام چه کاری است، به بهترین شکل ممکن عمل می‌کند. حتی اگر فکر می‌کنید فردی انعطاف‌پذیر هستید، باز هم زمان‌بندی کار هوشمندانه‌‌ای خواهد بود. این زمان‌بندی باعث می‌شود بروز مسائل غیر منتظره مشکلی در کار شما به وجود نیاورند. به‌طور کلی، قبل از آن‌که روز کاری خود را آغاز کنید، ابتدا باید اولویت‌های خود را شناسایی کنید. این‌ کار باعث می‌شود تا زمان شما بیهوده صرف دنبال کردن این‌که چه کاری را باید انجام دهید تلف نشود. در طی روز بارها موقعیت‌هایی پیش می‌آید که کار خود را پیش از زمان مورد نظر به‌ پایان می‌رسانید. اگر برای کارهای خود اولویت‌بندی مشخصی تنظیم کرده باشید، به‌ شما کمک می‌کنند تا بدانید در ساعت بعدی چه کاری در اولویت قرار دارد و آن‌ را انجام دهید. بهتر است مهم‌ترین وظایف را انتخاب کنید. 

مهم نیست کارهای خود را در یک دفترچه یادداشت، در قالب یک دستور کار یا در یک گوشی هوشمند ذخیره می‌کنید، مهم این است که ایده خوبی داشته باشید. این ایده خوب باعث می‌شود تا به‌درستی از زمان خود در طی روز استفاده کنید. همین موضوع به افزایش بهره‌وری شما کمک می‌کند. برای این‌ کار می‌توانید کارها و برنامه‌ریزی‌های خود را از یک قالب طولانی به بازه‌های زمانی کوچک بشکنید. تکنیک‌های مختلفی برای افزایش بهره‌وری وجود دارند که از آن جمله می‌توان به تکنیک پومودو اشاره کرد. در این روش ۵۲ دقیقه کار و ۱۷ دقیقه استراحت می‌کنید. این‌ کار باعث می‌شود تا همیشه آماده انجام وظیفه خود باشید. 

انرژی ذهنی خود را مدیریت کنید
انرژی ذهنی شما به‌قدری زیاد است که می‌توانید در طی یک روز کاری از آن استفاده کنید. شاید ذکر این جمله مهم باشد که بدانید اگر فردی درون‌گرا هستید، انرژی شما سریع‌تر از افراد برون‌گرا برافروخته می‌شود. درباره آخرین باری که در زندگی روزانه خود دچار سردرگمی شده‌اید، فکر کنید. آیا زمانی‌ که به خانه وارد شدید، احساس کردید نمی‌توانید به‌درستی فکر کنید؟ چه برسد به این‌که در فکر تهیه شام باشید. راه‌کارهای مختلفی برای مدیریت این انرژی ذهنی به‌ویژه برای افراد درون‌گرا وجود دارند. در این قسمت، به پنج مورد از آن‌ها اشاره می‌کنیم:
۱- روی نقاط قوت خود تمرکز کنید. بر خلاف کلیشه‌های مرسوم، درون‌گراها به هیچ عنوان گوشه‌گیر نیستند و از تعامل با جهان خارج استقبال می‌کنند. افراد درون‌گرا نقاط قوت پنهانی زیادی دارند. آن‌ها به زیبایی می‌نویسند، عمیق فکر می‌کنند و در مکالمات و ارتباطات قدرت خاصی از خود نشان می‌دهند. آن‌ها به حرف‌هایی که دیگران می‌زنند، گوش می‌دهند و دیدگاه‌ها و عقاید خوب را در ذهن خود نگه می‌دارند.
۲- با ضعف‌های خود مقابله کنید. به‌عنوان یک فرد درون‌گرا ممکن است تصمیم بگیرید به کسب‌وکار خود تحول ببخشید و به یک سطح بالاتر بروید، به‌ طوری که تأثیر بزرگی در زندگی شما بگذارد. اما ممکن است اگر در موقعیتی قرار بگیرید که باید یک سخنرانی را در یک جمع عمومی انجام دهید یا سیاست‌های کاری را برای دیگران اتخاذ کنید، کمی دچار اضطراب شوید. اما این مشکل یک راه حل ساده دارد. همیشه به فکر هدفی که در ذهن دارید یا کاری که واقعاً عاشق آن هستید باشید. همیشه به دنبال کشف این حقیقت باشید که چه چیزی برای شما اهمیت دارد و چه عاملی ممکن است شما را به عقب بازگرداند. اگر در صحبت کردن مشکل دارید، به مطالعه کتاب‌هایی بپردازید که مهارت‌های سخنرانی و گفت‌وگوهای کوتاه را آموزش می‌دهند.
۳- بعضی مواقع لازم است عقب‌نشینی کنید. قبل از آن‌که به نقطه بیش از حد (Overload point) برسید و قبل از آن‌که احساس ضعف به سراغتان آید، به ذهن خود آرامش دهید. اگر یک هفته کاری سنگین را پشت سر گذاشته‌‌اید، آخر هفته را به کارهایی که دوست دارید بپردازید. کارهای ساده‌ای همچون کتاب خواندن یا فعالیت‌های مورد علاقه از جمله این موارد هستند.

۴- بگذار برود. درون‌گراها استعداد ذاتی خاصی برای تمرکز کردن روی یک موضوع دارند. آن‌ها می‌توانند برای مدت‌ زمانی طولانی روی یک کار تمرکز کنند، اما این ویژگی می‌تواند یک نقطه ضعف هم به‌ حساب آید، به ‌طوری که باعث برهم زدن تعادل نیز شود. اگر به‌طور مرتب روی یک موضوع فکر کنید، در یک دایره بی‌پایان قرار خواهید گرفت. بعضی مواقع بهتر است از پشت میز کارتان بلند شوید، با دوست‌تان یک قرار ناهار ترتیب دهید، ورزش کنید یا به پیاده‌روی بروید. با تغییر محیط مغز شما استراحت می‌کند و آماده می‌شود تا دورنماهای ارزشمندی را در اختیار شما قرار دهد. زمانی که یاد بگیرید باید یک حرکت رو به جلو داشته باشید، ذهن شما بیش از اندازه به تجزیه و تحلیل گذشته نخواهد پرداخت و همواره آماده پردازش موقعیت‌های جاری خواهد بود. 
۵- همان‌ گونه که نمی‌خواهید تمام انرژی خود را در یک صبح صرف کاهش وزن کنید و می‌دانید ورزش بیش از اندازه باعث می‌شود تا بدن شما در بعد از ظهر خسته ‌شود، بر همین اساس، می‌توانید روز خود را به بخش‌های مختلفی تقسیم و تصمیمات کوچک اما هوشمندانه‌ای اتخاذ کنید. این بخش‌های کوچک می‌توانند دربرگیرنده گشت و گذار در اینترنت، دنبال کردن سرتیتر اخبار، برنامه‌ریزی پروژه‌ها و گفت‌وگوهای دوستانه باشد. 

اگر در طی روز بیش از اندازه به کارهای کوچک و فشرده بپردازید، نادانسته انرژی ذهنی زیادی را از دست خواهید داد. همین موضوع باعث می‌شود تا بعد از ظهر و از اوایل شب ذهن شما کاملاً خسته شده باشد. دیویس پیشنهاد می‌کند بیش‌تر تصمیم‌گیری‌های کوچک را به شب هنگام و قبل از ملاقات‌های بزرگ یا ارائه‌ها موکول کنید. این‌ کار باعث می‌شود تا در صبح انرژی زیادی را بابت این موضوعات از دست ندهید. همچنین، به این نکته توجه داشته باشید، هر گونه وظیفه و کار بزرگی را در ابتدای فهرست کاری خود قرار دهید. به این ترتیب، می‌توانید همیشه یک ذهن خلاق و آماده به‌ کار داشته باشید. 

حواس پرتی را از خود دور کنید
دیویس می‌گوید حافظه کاری انسان‌ها شبیه به حافظه کاری کامپیوترها است. اگر یک گروه از زبانه‌ها یا برنامه‌های غیرفعال را در پس‌زمینه تبلت یا کامپیوتر خود قرار دهید، حافظه ارزشمند سیستم خود را به‌طرز قابل توجهی از دست داده‌اید. حافظه‌ای که باید در خط مقدم سرویس‌دهی و اداره کردن کارها قرار داشته باشد. همین موضوع درباره حافظه انسان‌ها نیز صدق می‌کند. شما باید اطمینان حاصل کنید به اندازه کافی حافظه آزاد برای فعالیت‌های روزانه خود در اختیار دارید. همواره بعد از آن‌که یک وظیفه چالش‌برانگیز را به‌ اتمام رساندید، می‌توانید کار دیگری انجام دهید که انرژی خیلی زیادی از شما نگیرد. چک کردن ایمیل‌ها یا مرتب کردن میز کار نمونه‌ای از این فعالیت‌ها به شمار می‌رود. این ‌کار باعث می‌شود تا حواس پرتی به ‌سراغ شما نیاید. زمانی ‌که ذهن شما سرگردان است، بدون آن‌که خود را مورد سرزنش قرار دهید سعی کنید ذهن خود را در مسیر مستقیم قرار دهید. این‌ کار به شما کمک می‌کند تا آماده‌تر شوید و از مسیر مستقیم دور نشوید. 

توجه خود را به عادت‌های سالم معطوف کنید
ورزش و رژیم غذایی نه فقط باعث می‌شود بدن شما در شرایط ایده‌آل و مطلوب قرار گیرد، بلکه ذهن شما را سالم نگه ‌می‌دارد و بهره‌وری شما را افزایش می‌دهد. برای یک روز کاری موارد غذایی که در طی روز میل می‌کنید، می‌تواند از ترکیبات متنوع و خوبی تشکیل شده باشد. سبزیجات، پروتیین‌ها، میوها و چربی‌های سالم میزان قند خون بدن را بدون آن‌که کوهی از شکر و کربوهیدرات‌ها را در آن انباشته کند، در وضعیت متعادلی نگه می‌دارد. نوشیدن مقدار زیادی آب و کم کردن کافیین مهم است. شما ممکن است احساس کنید با خوردن کافیین تمرکز بیش‌تری به‌ دست می‌آورید، اما تحقیقات انجام گرفته نشان می‌دهند کافیین می‌تواند تأثیرات منفی و نامطلوبی روی بهره‌وری ‌داشته باشند. در واقع، یک فنجان قهوه صبحانه ممکن است به‌سادگی به‌جای آن‌که علائمی از افزایش انرژی را در شما به ‌وجود آورند، نشانه‌هایی از کاهش انرژی را ‌همراه داشته باشند. 
دیویس پیشنهاد می‌کند، قبل از آن‌که به دفتر کار خود وارد شوید کمی ورزش کنید. این ‌کار نه تنها به افزایش سلامت و تندرستی شما کمک می‌کند، بلکه تمرین کردن باعث بهبود سلامت ذهنی افراد و افزایش تمرکز در انجام وظایف‌ می‌شود. اگر دوست دارید یک گام به جلوتر بردارید و پلی بین بدن و ذهن خود به وجود آورید، مدیتیشن را امتحان کنید. مدیتیشن یکی از بهترین راه‌کارها برای کاهش تنش شغلی در مدیران و همچنین کارمندان است. 

فضای کاری خود را آراسته کنید
چه کاری را در دفتر خود انجام می‌دهید؟ نکته مهمی که وجود دارد این است که بدانید، چگونه محیط کاری خود را متناسب با نیاز خود آراسته کنید. این موضوع به‌ویژه زمانی اهمیت پیدا می‌کند که در یک محیط باز کار می‌کنید (شبیه به کار کردن در شرکتی همچون گوگل) و ممکن است ذاتاً به بهره‌وری شما آسیب برساند. اگر امکان کار کردن در یک دفتر یا محیط خصوصی امکان‌پذیر نیست، سعی کنید از یک هدفون برای کم کردن سر و صدای محیطی استفاده کنید یا اگر این فرصت را در اختیار دارید تا کارهای خود را خارج از محیط کار انجام دهید، در خانه خود به انجام کارها بپردازید. مکانی که در آن توانایی کنترل کردن محیط را با حداقل حواس پرتی در اختیار داشته باشید. حتی تنظیم و تغییر نور نقش مهمی در افزایش بهره‌وری دارند. دیویس لامپ‌هایی را پیشنهاد می‌کند که نور آبی رنگ از خود ساطع می‌کنند. اما اگر در نظر دارید کار خلاقانه‌ای انجام دهید، در این حالت تنظیمات تیره‌تر به شما کمک خواهند کرد. همیشه سعی کنید میز کار خود را به‌طور منظم و مداوم مرتب کنید، این ‌کار باعث می‌شود تا میز کاری‌ شما درهم و برهم نباشد و سردرگم نشوید.