چگونه اجازه ندهیم ایمیل‌ها حواس‌مان را پرت کنند؟

0
61

شاید هیچ‌چیز مانند ایمیل حواس کارمندان را از کاری که انجام می‌دهند پرت نمی‌کند. حدود ۲۳ درصد از زمان تلف شده افراد در ساعات کاری صرف رسیدگی به ایمیل‌ها می‌شود. هرچند که در دنیای کاری امروز ایمیل بخش پایه‌ای و ضروری در تعاملات روزمره به‌شمار می‌رود. هیچ راهی برای فرار از آن نیست. اما اگر به‌دنبال راهی هستید تا ایمیل‌های نامربوط و غیر کاری موجب گمراه شدن تمرکز شما در زمان کار نشود استراتژی‌هایی وجود دارد که می‌توان به‌کار بست. آن‌ها باعث می‌شوند تا کمتر زمان خود را تلف کنید و همیشه روی هدف تمرکز داشته باشید.

یکی از این راه‌ها استفاده از ابزاری به‌نام Pyrus است. یک پلتفرم ارتباط ایمیلی کاملا تحول یافته که مکاتبات ایمیلی را به وظایف کاری تبدیل می‌کند و باعث می‌شود تا کاربر اطمینان به این داشته باشد که ایمیل‌ها تماما به کار وی مربوط می‌شود. اما به‌غیر از این راه‌های بسیار زیادی برای رهایی از ایمیل‌های نامربوط که باعث به هدر رفتن وقت می‌شود؛ وجود دارد.

در زیر با برخی از این راه‌ها که مانع از حواس‌پرتی در محیط کار می‌شود آشنا می‌شوید:

 تعطیلش کنید!

از کار انداختن سیستم ایمیل به‌منظور رهایی از گمراه شدن افکار و بالا بردن بهره‌وری به‌هیچ عنوان راه‌هکار مناسبی محسوب نمی‌شود و حتی برای یک ثانیه هم نباید آن‌را متوقف کرد. بهترین راه اختصاص زمان مشخصی در طول روز برای بررسی ایمیل‌های دریافتی است؛ این زمان می‌تواند اول صبح یا عصر هنگام باشد. زمان آن کاملا به خود فرد بستگی دارد. اما خارج از این زمان باید تمام سیستم‌های اعلان دریافت ایمیل را غیرفعال کرد تا با فراغ بال به کارهای روزمره و وظایفی که بر عهده هر فرد گذاشته شده؛ پرداخت.

تعیین ضرب‌الاجل فرد را مجبور می‌کند که کارایی بالاتری داشته باشد و چون می‌داند بعد از به اتمام رسیدن مدت زمان مثلا ۳۰ دقیقه برای چک ایمیل‌ها باید دوباره سر کارش برگردد راحت‌تر می‌تواند تمرکز کند.

افرادی که اولویت بیشتری دارند را بالای لیست قرار دهید

یکی از دلایلی که باعث می‌شود ایمیل شما را از کار اصلی‌تان منحرف کند آن است که بیشتر زمانتان را صرف ارسال ایمیل برای افرادی می‌کنید که هیچ مطلب مهم و باارزشی برایتان ارسال نمی‌کنند. پلتفرم ایمیل گوگل یعنی جی‌میل خیلی سریع متوجه این مسئله شد؛ برای همین با تعبیه کردن سه تب بالای صندوق پستی این افراد را از هم جدا کرد.

به‌عنوان مثال خیلی از نوتیفیکیشن‌هایی که به فیسبوک مربوط می‌شود به قسمت دیگری انتقال داده می‌شود و شما آن‌ها را در بخش اصلی صنوق پستی نمی‌بینید. پلتفرم Pyrus با امکان ساخت گروه؛ راه دیگری برای حل این مشکل است. ایده‌ای که پشت این قضیه خوابیده آن است که می‌توان چت تیمی یا گروهی را با ایمیل ترکیب کرد تا زمان شما برای رسیدگی به هر دوی آن‌ها تباه نشود. اما در کل بهترین راه جدا و دسته‌بندی کردن کسانی است که با آن‌ها سروکار دارید؛ به این ترتیب خیال‌تان راحت است که در طول زمان کاری فقط با کسانی در ارتباط هستید که برای کارتان مهم هستند.

اصلا چرا باید از ایمیل استفاده کرد؟

اگر به‌خاطر داشته باشید هدف اصلی از ساخت ایمیل ارسال پیغام برای کسانی بود که نیازی به پاسخ‌گویی سریع آن‌ها نبود. البته این مسئله در برخی سازمان‌ها و محیط‌های کاری برای ارتباطات شبکه‌های اجتماعی نیز به‌کار گرفته شده که باید به شکلی از شر آن خلاص شد. به‌جای این‌که دنبال ارسال ایمیل برای بخش دیگری باشید؛ سراغ وی بروید و رودررو از او سئوال کنید. اگر باید چیزی به وی بگویید ضربه آهسته‌ای روی شانه وی بزنید و به‌صورت فیزیکی از او سئوال بپرسید. با این‌کار نه‌تنها ایمیل شما را از کار و زندگی نمی‌اندازد بلکه از طرف آن شخص هم همین مسئله صدق می‌کند.

پلتفرم مرکزی

برای مدیریت یک پروژه بزرگ باید نیروهای‌تان را بشناسید. یکی از مهم‌ترین دلایل شکست پروژه‌ها آن است که همه افراد به اطلاعات مشابه دسترسی ندارند. وقتی یک تیم ۱۰ نفره زیر دست شما کار می‌کنند؛ خیلی راحت فراموش می‌کنید که هر کسی چه چیزهایی درباره پروژه می‌داند. در چنین شرایطی ایمیل شما را از مسیر اصلی منحرف می‌کند چون باید در ۱۰ مورد مختلف صحبت‌های یکسانی داشته باشید. پس یک پلتفرم مرکزی راه‌اندازی کنید تا همه به ارتباطات مشابهی دسترسی داشته باشند. با این کار وقت شما بیهوده صرف آگاه کردن تک‌تک افراد نمی‌شود.

ابزار Pyrus چت گروهی و ایمیل را در یک پلتفرم واحد ارائه می‌دهد. این پلتفرم مرکزی کمک می‌کند تا هر کدام از افراد تیم به اطلاعاتی که نیاز دارند دسترسی پیدا کنند. هم‌چنین با داشتن این پلتفرم می‌توان پرسش و پاسخ داشت و دیگر نیازی به ارسال دوباره ایمیل برای پاسخ‌گویی به همه سئوالات نیست.

آیا ایمیل همواره بهترین راه برای ارتباط است؟

راه‌های زیادی برای ارتباطات وجود دارد؛ لازم نیست همیشه به ایمیل دسترسی داشته باشید؛ گاهی لازم است نحوه ارتباطات را تغییر داد تا هم سریع‌تر به پاسخ‌ها رسید و هم این‌که از پر شدن صندوق پستی جلوگیری کرد. گزینه‌هایی مانند تماس‌های ویدئو کنفرانس؛ ملاقات‌های رو در رو و حتی پلتفرم‌های مدیریت کار؛ از بهترین ایده‌هایی هستند که در این رابطه می‌توان دنبال کرد.

در نتیجه باید به اتلاف وقت روی ایمیل‌ها پایان داد

ابزاری مانند Pyrus فیلد بازی را تغییر داده‌اند. آن‌ها با تلفیق متدهای کلیدی برقراری تماس؛ امکانات بهتری را به کاربران ارائه می‌دهند. برای این‌که بتوان واقعا از ایمیل و حواس‌پرتی آن جلوگیری کرد نیاز به یک برنامه کاملا منظم است که باید از خود فرد شروع شود. ایمیل به‌راحتی وقت افراد را می‌کشد چون به‌آسانی آن‌ها را با خود به دنیای دیگری می‌برد. باید انضباط را از خود شروع کرد تا به تمرکز بیشتر در کار رسید.

اشتراک گذاری
مطلب قبلیطراحی فضای سبز با نرم افزار
مطلب بعدی۱۰ رمز موفقیت کارآفرینان از زبان بنیان‌گذار سایت آمازون
مشاور، مجری و مدرس کسب و کار اینترنتی دیجیتال مارکتینگ، فروشگاه اینترنتی، طراحی و بهینه سازی سایت سئو، توسعه دهنده سایت های شرکتی، فروشگاهی، اداری، خبری، آموزش آنلاین، رزرواسیون هتل و تور، اخذ نماد اعتماد الکترونیکی و درگاه بانکی، متخصص در صنعت چاپ و نشر کتاب، تهیه طرح های اقتصادی و توجیهی.