این ۱۲ عادت قاتل بهره‌وری شما هستند

آیا متوجه شده‌اید که امسال سرتان بیش از اندازه شلوغ است؟ اما وقتی خوب دقت کنید می‌بینید که در ابتدا اهداف و برنامه‌های زیادی را برای سال پیش رو در نظر داشتید اما سال به پایان رسیده و شما به هیچ‌کدام از آن‌ها نرسیده‌اید. باید سعی کنیم در این زندگی مدرن که با سرعت زیادی در حال حرکت است برای چند دقیقه هم که شده توقف کنیم؛ نگاهی به عقب بیاندازیم؛ به برنامه‌هایی که داشتیم تا شاید بفهمیم کجای کار ایراد دارد و چه تغییراتی باید در تمام جنبه‌های زندگی خود ایجاد کنیم تا بتوانیم هفته‌؛ ماه و یا سال خوبی را برای خود رقم بزنیم.

شاید بدون آن‌که اطلاع داشته باشیم درصد بهره‌وریمان دچار مشکل و نقصان شده است. زمان آن رسیده تا به تمام عادت‌های نادرستی که می‌تواند مانع پیشرفتمان شود خوب دقت کنیم. فهرست زیر شامل ۱۲عادت غلطی است که باید مورد بررسی قرار دهیم.

۱ – چندوظیفه‌گی بودن

جدا چندوظیفه‌گی (مالتی‌تسکینگ) را کنار بگذارید. این عادت یکی از رایج‌ترین و بدترین عادت‌های انسان است. بر خلاف آن‌چه تصور می‌کنید چندوظیفه‌گی هیچ‌ کمکی به رشد بهره‌وری نمی‌کند. در واقع اگر فقط یک کار را در دست داشته باشید می‌توانید در زمان کمتر و با نتیجه بهتر آن را به سرانجام برسانید.

به گفته گلوریا مارک؛ پروفسور یو‌سی اروین در شرکت فست (Fast Comapny) بعد از هر وقفه حدود ۲۳ دقیقه و ۱۵ ثانیه طول می‌کشد تا فرد مجددا روی کاری که در دست داشته تمرکز کامل کند. پس مدت زمانی که به این ترتیب هدر می‌رود بیش از آن چیزی است که تصور می‌کنید.

بیشتر شدن لزوما به معنی بهتر بودن نیست؛ در خیلی موارد کیفیت بر کمیت ارجحیت دارد. یکی از استراتژی‌های خوب و مؤثر تمرکز بر روی کارهایی است که انجام آن‌‌ها می‌تواند نتایج مثبتی در برداشته باشد.

۲ – چک دائم ایمیل شخصی 

امروز چند بار ایمیلتان را چک کردید؟ خیلی از افراد بیشتر وقت روز را در اینباکس‌شان می‌گذرانند؛ خواندن و پاسخ دادن به ایمیل‌ها در عوض کار کردن بلای جان شرکت‌ها شده است. هرچه ایمیل بیشتری ارسال کنید از آن‌طرف هم تعداد بیشتری دریافت می‌کنید. برای خود محدودیت‌هایی در نظر بگیرید؛ سعی کنید روزی فقط ۲ یا ۳ بار آن را چک کنید و از همه مهم‌تر به عهد خود پایبند باشید.

۳ – برای هر کاری داوطلب شدن

این‌که بخواهید تمام کارها را به‌عهده بگیرید، جز این‌که به شما و کسب و کارتان آسیب برساند؛ نتیجه دیگری در برندارد. لازم نیست که مسئولیت همه چیر را قبول کنید. از کمک دیگران استفاده کنید و در عوض خودتان کارهایی را انجام دهید که در آن مهارت کافی دارید.

۴ – بلد نباشید نه بگویید

وارن بافت می‌گوید: «به دیگران اجازه ندهید که برنامه زندگیت‌نان را تنظیم کنند. وقتی به کسی جواب نه بدهید؛ یعنی این‌که زمان بیشتری برای نیازهای خود دارید.» سعی کنید دائما در حال خدمت کردن و سرویس دادن به دیگران نباشید.

۵ – نتیجه کارهای خود را بررسی نکردن

از اپلیکیشن‌ها استفاده کنید؛ صدها اپ نوشته شده که قادر هستند تمام فعالیت‌های روزانه شما را زیر نظر داشته باشند و از آن گزارش تهیه کنند. با مرور آن‌ها می‌توانید نقاطی که کارایی‌تان در آن‌ها کم است را شناسایی کنید و تغییرات لازم را به‌وجود آورید.

۶ – کار کردن برای زمان طولانی بدون وقفه

گاهی لازم است که استراحت کنید. به صدایی که از بدنتان می‌آید گوش کنید و اجازه دهید که دوباره خود را بازیابی کند. بدن برای مدت مشخصی می‌تواند روی یک کار متمرکز باشد (گفته می‌شود حداکثر ۹۰ دقیقه است). کار خود را به بخش‌های کوچک تقسیم کنید و در بین آن بین ۱۰ تا ۱۵ دقیقه استراحت کنید.

۷ – کارکردن بدون روال

داشتن روال کاری برای این‌که ذهن خود را کاملا معطوف کارتان کنید، لازم و ضروری است. اگر روال مشخصی نداشته باشید همیشه زمان از دست می‌دهید.

۸ – لیست طولانی از کارهای روزانه

سعی کنید از پر کردن فهرست کارهای روزانه خود پرهیز کنید. مطمئن باشید امکان ندارد بتوانید آن‌ها را در طول یک روی کاری تکمیل کنید در این‌صورت هم افسرده می‌شوید و هم فکر می‌کنید که خیلی مفید نبوده‌اید. زمانی‌که این احساس به سراغ‌تان بیاید دچار دردسرهای مختلف از جمله استرس می‌شوید.

۹ –  زیاد از حد به اینترنت وصل هستید

اگر دیگران از طریق گوشی؛ ایمیل؛ توییتر؛ فیسبوک یا لینکدین به شما دسترسی داشته باشند؛ بعنی این‌که شما بیش از انداره در تیررس آن‌‌ها هستید که هر کدام از آن‌ها می‌توانند به‌راحتی شما را از کار و زندگی بیاندازند. ارتباط همه وسایلتان را با اینترنت قطع کنید تا ببینید که سطح بهره‌وری تا چه میزان رشد می‌کند.

گوشی که در دست دارید می‌تواند بزرگ‌ترین قاتل در راه پیشرفت‌تان باشد. خیلی‌ها نمی‌توانند حتی برای چند دقیقه تلفن را از خود دور کنند. اگر گوشی‌تان آنلاین باشد همیشه وسوسه می‌شوید تا نسبت به همه موارد اطراف خود کنجکاو باشید. توصیه می‌شود در صورت امکان زمانی‌که در شرکت هستید گوشیتان را زمین بگذارید یا این‌که اصلا آن را خاموش کنید. بعد از آن آثار افزایش بهره‌وری کاملا مشهود خواهد بود.

۱۰ – عادت خواندن اخبار

مقداری از زمان را برای خواندن یا نوشنن درنظر بگیرید. از مدیای با کیفیت استفاده کنید. از کلیک کردن روی تیترها یا خواندن اخبار کوتاه پرهیز کنید. در عوض سعی کنید مطالب با ارزش و بلاگ افراد کارشناس و خبره را مطالعه کنید.

۱۱ – دو دل بودن

مشکل رایج افراد لیست‌های بلندبالا از کارهایی است که در طول روز باید انجام شود اما بعد از مدتی دچار تردید می‌شوند که اقدام بعدی چیست. کارهای روزانه‌تان را اولویت‌بندی کنید و در کمترین زمان آن‌‌ها را به سرانجام برسانید.

۱۲ – اختراع مجدد چرخ

همیشه روش‌های بهتر و هوشمندانه‌تری برای انجام کارها وجود دارد. چرخ قبلا اختراع شده پس دنبال این نباشید که دوباره آن را بسازید. زمان با ارزش‌ترین و گران‌بهاترین منبعی است که در اختیار دارید؛ آن را به‌راحتی هدر ندهید. چارلز داروین می‌گوید: «کسی که واهمه‌ای از هدر دادن یک ساعت از زندگی خود ندارد؛ به ارزش زندگی پی نبرده است.»