در مراحل عملی قبلی گفتیم که قانون پارکینسون میگوید که کارها به اندازهای که برای آنها زمان در نظر گرفتهاید طول میکشند. امروز میخواهیم روی این قانون تمرکز کنیم.
بسیاری از ما برای تمام کردن کارها زمان زیادی به خود میدهیم. یا بدتر اینکه اصلاً زمانی برای پایان دادن کارها نداریم. ما کار میکنیم تا زمانی که کاری که در دست ما است تمام شود.
در هر دو حالت شما زمان زیادی برای انجام کارها صرف خواهید کرد. به عنوان مثال آخرین باری که رئیس شما یک هفته برای اتمام پروژهای به شما وقت داد را بخاطر آورید. شما احتمالاً کار را دقیقاً در همان روزی که باید تحویل میدادید به تمام رساندید. این به این دلیل نیست که رئیس شما میداند این کار چقدر زمان نیاز دارد بلکه این دقیقاً به دلیل قانون پارکنیسون است. شما به خود یک هفته وقت دادید در نتیجه کار هم سر همان یک هفته تمام شده است.
در حالت دوم که بدون بازه زمانی برای کار باشید ما ملاکی برای ارزیابی پیشرفت خودمان نداریم. در این روش یک ساعت میگذارد و ما نمیدانیم که چقدر در مسیر تکمیل کاری که در حال انجام است حرکت کردهایم. پس جای تعجبی نیست که کارها بسیار بیشتر از زمانی که نیاز دارند طول میکشند.
کار به این روش تأثیر منفی روی توانایی شما برای تمام کردن کارها در بازه زمانی مناسب خواهد داشت.
چگونه این عادت بد به بهرهوری آسیب میرساند
اختصاص زمان زیاد به کارها یا اصلاً زمان ندادن برای اتمام کارها بهرهوری شما را به 6 طریق کم میکند. اول اینکه شما کمتر کار میکنید چون برای هر کاری بیش از نیاز آن کار زمان صرف میکنید و در نتیجه در آخر روز، کار کمتری انجام داده اید.
دوم اینکه ریسک چشم پوشی از کارهای بزرگ و مهم افزایش مییابد. در این حالت هر چند که بر طبق لیست کارهایی که باید انجام دهید حرکت میکنید اما چون کارها طولانیتر از آنچه باید باشد میشود ممکن است زمان به کارهای مهم و در اولویت نرسد.
سوم اینکه احتمال طولانی شدن لیست کارهای ناتمام و ناقص افزایش مییابد. همانگونه که در روز سوم مطرح شد لیست کارهایی که انجام نشدهاند سبب افزایش میزان استرس میشود که این امر نیز به نوبه خود تأثیر منفی روی بهرهوری شما دارد.
چهارم اینکه، روند کار شما هیچ ساختار مشخصی نخواهد داشت. فقدان بازه زمانی معمولاً اختیاری است و ما معمولاً طوری بازهها را تعیین میکنیم که احساس راحتی داشته باشیم. به عنوان مثال ما ممکن است برای کاری که میدانیم یک ساعت زمان نیاز دارد دو ساعت زمان بگذاریم و پیشفرضمان هم این است که بهتر کار را انجام دهیم. اما فقدان ساختار در روند کار سبب میشود که به راحتی زمان را تلف کنیم و نتیجه کار هم بعد از دو ساعت تفاوت چندانی با یک ساعت کار نداشته باشد.
پنجم اینکه حس ضروری و مقید بودن در کار وجود ندارد. بدون این حس ما بیشتر دوست داریم که روز کاریمان سبک باشد. به عبارت دیگر دوست داریم که چرت بزنیم و وقت را تلف کنیم.
ششم اینکه بدلیل اینکه کار کمتری میکنیم ساعات کاری بیشتری در محل کار خواهیم بود که این امر در طولانی مدت نه تنها میزان استرس ما را افزایش میدهد بلکه باعث خستگی شده و میتواند زمینه توقف کامل ما را هم فراهم کند.
برای تغییر باید عادتهای جدید را یاد گرفت و توسعه داد. خبر خوب این است که ما میتوانیم این کار را انجام دهیم. با بخاطر داشتن این خبر خوب، 7 مورد که میتواند به شما کمک کند که کارها را در زمان کمتری تمام کنید در ادامه ارائه میشود.
مراحل عملی
1 |
کاری از لیست کارهایی که باید انجام دهید را انتخاب کنید و محدوده زمانی بخصوصی به آن اختصاص دهید. اگر مطمئن نیستید که این کار چقدر طول میکشد با تخمین شروع کنید. بعداً میتوانید آن را تغییر دهید. نکته مهم این است که کار در بازه زمانی مشخص را تمرین کنید. |
2 |
از تایمر زنگدار استفاده کنید تا زمان شما را ثبت کند و جایی آن را قرار دهید که بتوانید آن را ببینید. این تایمر که زمان را برای شما به صورت معکوس میشمارد میتواند به شما ایده خوبی دهد که چقدر زمان سپری کردهاید و چقدر زمان باقی مانده است. ممکن است ترجیح دهید که از موبایل یا کامپیوتر خود برای این کار استفاده کنید که این ابزارها برای اندازهگیری زمان هم خوب هستند. من خودم ترجیح میدهم که از تایمر زنگدار استفاده کنم زیرا با این روش بهتر میتوانم کار کنم. |
3 |
از تکنیک پومودورو استفاده کنید که روشی پایه برای کار به مدت 25 دقیقه و استراحت به مدت 5 دقیقه است. این ایده برای این است که شما در روز کاری خود هم زمانهای استراحت کوتاه داشته باشید. 5 دقیقه استراحت میتواند به مغز شما فرصت ریکاوری دهد که این امر سبب افزایش تمرکز و کارایی شما در طی 25 دقیقه کاری بعدی خواهد بود.مزیت دیگر این روش این است که میتواند روند کاری شما را روی کاری که در دست دارید به فواصل کم نشان دهد. به عنوان مثال اگر شما 40 دقیقه زمان برای اتمام کار نیاز داشته باشید و پس از یک دوره کاری پومودورو که 25 دقیقه است کمتر از نصف کار را تمام کرده باشید متوجه خواهید شد که باید سریعتر حرکت کنید. |
4 |
تماسهای تلفنی، پیامها، ایمیل و شبکههای اجتماعی را رها کنید. زمانی که قصد انجام کار با بازدهی بالا را دارید چشمپوشی از مواردی که سبب حواسپرتی شما میشود نکتهای بسیار مهم است. اما در حالتی که شما بازه زمانی هم دارید اهمیت کنار گذاشتن این موارد دو چندان میشود. نیازی نیست کلاً آنها را از محیط اطراف خود حذف کنید بلکه فقط کافی است در 25 دقیقهای که کار میکنید از آنها صرفنظر کنید و در 5 دقیقهای که زمان استراحت شما است میتوانید به آنها مراجعه کنید. |
5 |
متعهد شوید که راس ساعت 5 عصر کار خود را تعطیل کنید. با این کار میتوانید انگیزه کافی داشته باشید که نیاز است بازه زمانی مناسبی برای کارها داشته باشید تا بتوانید آنها را سر وقت تمام کنید.من قبلاً گفتهام که کم کار کردن در طول روز سبب میشود که مدت بیشتری را در محل کار بمانید. این گزینه خوبی نیست. سعی کنید که کارها را تمام کنید و ساعت 5 از محل کار بیرون بیایید. |
6 |
پیشرفت کاری خود را بررسی کنید. همانگونه که در بالا گفته شد، زمانی که برای بار اول این کار را انجام میدهید باید تخمین بزنید که چقدر زمان نیاز است اما با بررسی روند کاری خود شما ایده بهتر و دقیقتری بدست خواهید آورد که برای هر کار چقدر زمان نیاز دارید.به عنوان مثال، فرض کنید که رئیس شما نیاز به گزارش هفتگی دارد. برای بار اول ممکن است نیاز باشد که تخمین بزنید که چقدر زمان نیاز دارید اما در طی هفته پنجم احتمالاً میتوانید با قطعیت بیشتری بازه زمانی برای تهیه گزارش را بگویید زیرا در طی 4 هفته قبل تجربه بدست آوردهاید که تخمین خود را اصلاح کنید. |
7 |
بازه زمانی خود را اصلاح کنید. همانگونه که بارها و بارها یک کار را تکرار میکنید، توانایی شما برای تخمین زمان مورد نیاز نیز بیشتر خواهد شد که این حالت از تجربه شما سرچشمه میگیرد. سعی نکنید که همیشه طبق همان بازه زمانی اولیه کار را دنبال کنید. میتوانید بعد از مدتی کمی آنها را کوتاهتر کنید تا هم چالش جدیدی باشد و هم اینکه با ایجاد حس ضروری بودن، سرعت کار خود را افزایش دهید. |
منبع: کتاب 30 روز تا بهره وری
بدون دیدگاه