ایمیل‌های خود را بیشتر از دوبار در روز چک نکنید
برطبق تحقیقات اخیر که توسط کمپانی آمار استاتیستا انجام شده است، 33.9% از افراد در امریکا در طول روز چندین بار ایمیل خود را چک می‌کنند. حدود 4% از آن‌ها 10 بار و یا بیشتر در روز و حدود 4.8% از آن‌ها 7 تا 9 بار در روز ایمیل چک می‌کنند. عده بیشتری از افراد (16.6%( 4 تا 6 بار در طول روز ایمیل خود را چک می‌کنند. سایر افراد (39.9%) 1 تا 3 بار در طول روز و درصد کمی (1.6%) هرگز ایمیل خود را چک نمی‌کنند.
چک کردن ایمیل وسوسه انگیز است و این کاملاً قابل درک است. بسیاری از ما لازم است برای آگاهی و اطلاع از پروژه‌های کاری مرتباً ایمیل خود را چک کنیم.
ایمیل اغواکننده است. با استفاده از ایمیل ما می‌توانیم مسائل را بدون روبه‌روشدن با مردم حل کنیم. همچنین این فرصت را فراهم می‌کند تا تصاویر و پیغام‌های خود را مدیریت کنیم. چک کردن ایمیل باعث رفع خستگی هم می‌شود.
جای تعجب نیست بررسی ایمیل برای بسیاری از ما تبدیل به عادت شده است و روزانه چندین بار ایمیل خود را چک می‌کنیم.
مشکل اینجاست که این نوع عادت در بررسی ایمیل، باعث کاهش بهره‌وری است.
چگونه این عادت بد به بهره‌وری آسیب می‌رساند
چک کردن ایمیل به صورت مکرر از سه جهت باعث کاهش بهره‌وری شما می‌شود:
اول، در روند کاری شما وقفه ایجاد می‌کند و هر وقفه به مغز فرمان می‌دهد تا از انجام یک کار به سراغ انجام کار دیگر برود.
انتقال از یک کار به کار دیگر برای مثال جابه‌جایی از انجام آنالیز در صفحه گسترده به چک کردن ایمیل سرعت کار شما را کاهش می‌دهد.
روان‌شناسان و دانشمندان بر این عقیده هستند که مغز انسان 25 دقیقه زمان لازم دارد تا دوباره به لحظه قبل از حواس پرتی برگردد.
دوم، ایمیل‌ها در ذهن ما تأثیر می‌گذارد و باقی می‌ماند. آیا تا به حال ایمیلی دریافت کرده‌اید که باعث ناراحتی شما شده است؟ حتی بعد از بستن ایمیل تأثیر آن ایمیل در ذهن همچنان باقی می‌ماند و بر اثر آن، تمرکز برای انجام کارهای دیگر را از بین می‌برد. حالا تصور کنید وقتی در روز بارها ایمیل خود را چک می‌کنید این عمل توانایی شما در انجام سایر کارها را کاهش می‌دهد.
سومین دلیلی که بررسی مداوم ایمیل در کاهش بهره‌وری دارد، خیلی سریع و آسان درگیر می‌شوید. تا به حال چند بار ایمیل خود را برای دریافت پیغام جدید چک کردید، کاری که شاید چند لحظه بیشتر زمان نخواهد برد اما باعث شده زمان زیادی صرف پاسخ به افراد کرده باشید؟
تا اینجا مشکل تعریف شد و همچنین مشخص شد که چک کردن مداوم ایمیل در طول روز تأثیر منفی در بهره‌وری و کارایی شما دارد.
مراحل عملی
1 |
ساعت معینی در طول روز را برای چک کردن ایمیل مشخص کنید. دو مرتبه در طول روز برای انجام این کار کافی است. ساعات مختلف روز در صبح، بعد از ظهر، عصر و شب را امتحان کنید. مناسب‌ترین زمان را برای بررسی ایمیل در کنار انجام سایر کارها انتخاب کنید. |
2 |
نرم افزار ایمیل خود را هنگام کار کردن خاموش کنید و اگر از سرویس‌هایی نظیر جیمیل و یاهو استفاده می‌کنید پنجره مربوط به ایمیل خود را در مرورگر باز نگذارید. |
3 |
زنگ‌های هشدار را در موبایل خود غیر فعال کنید. حتی اگر نرم افزار ایمیل خاموش کنید و سرویس ایمیل را خارج از دسترس کنید، پیام هشدار صوتی دریافت ایمیل جدید باعث وسوسه شما برای چک کردن آن خواهد شد. برای خیلی از افراد این نوتیفیکیشن‌ها اجتناب‌ناپذیر است. پیام صوتی ایمیل را برای جلوگیری از وسوسه بررسی آن خاموش کنید. |
4 |
از ارسال ایمیل‌های غیرضروری خودداری کنید. هر چه بیشتر ایمیل ارسال کنید ایمیل بیشتری نیز دریافت خواهید کرد. وقتی از طریق ایمیل همیشه در دسترس و آماده پاسخگویی هستید دیگران را تشویق می‌کنید حتی برای کارهای غیر ضروری به شما ایمیل ارسال کنند. |
5 |
به دیگران اعلام کنید که در طول روز فقط 2 مرتبه ایمیل خود را چک می‌کنید و ساعات آن را نیز اطلاع دهید. با انجام این کار برای دیگران کاملاً مشخص خواهد شد چه زمانی از شما پاسخ دریافت خواهند کرد. |
6 |
چه دلایلی باعث اشتیاق شما برای چک کردن ایمیل می‌شود؟، آن دلایل را پیدا کنید.آیا شما هنگامی که خسته می‌شوید ایمیل خود را چک می‌کنید؟ آیا نگران از دست دادن مشتری احتمالی خود هستید؟ آیا از چک کردن ایمیل به عنوان راهی برای به تعویق انداختن کارها استفاده می‌کنید؟ از این موانع آگاهی پیدا کنید تا بتوانید عکس‌العمل مناسبی در برابر آن‌ها داشته باشید. |
7 |
بعضی وقتها برای حذف یک عادت بد، لازم است که انجام و یا راه‌های دسترسی به آن را برای خود خیلی دشوار کنید. راه‌های دسترسی به مواردی که در بالا اشاره شد را سخت کنید. به طور مثال اگر از جیمیل استفاده می‌کنید آیکون جیمیل را از مرورگر حذف کنید. همچنین می‌توانید از اپلیکیشن‌هایی مثل اپلیکیشن Stayfocused برای مسدود کردن دسترسی به ایمیل استفاده کنید (ایجاد و گسترش عادت‌های خوب خیلی بهتر از استفاده از اپلیکیشن‌ها به این منظور است. هر چند به تلاش بیشتری نیاز هست اما باعث افزایش انضباط شخصی خواهد شد). |
8 |
رفتار و عادات دیگری را با عادت چک کردن ایمیل جایگزین کنید. برای مثال اگر بررسی ایمیل باعث به تعویق انداختن وظایف و کارهای خود می‌شوید، خود را متعهد کنید تا این عادت را حذف کرده و فوراً کاری که در دست دارید را انجام دهید. |
منبع: کتاب 30 روز تا بهره وری
بدون دیدگاه