راهکار 5 درمان تعلل: وظایف و پروژه‌ها را اولویت‌بندی کنید
بعضی از کارها تأثیر عظیمی بر زندگی‌مان می‌گذارند، بر اموری چون ازدواج، شغل، درآمد، و سایر جنبه‌های زندگی. بعضی کارهای دیگر ظاهراً مهم هستند، اما در واقع تأثیر کمی بر ما می‌گذارند که بسیار هم کم طول می‌کشند.
وقتی اولویت‌بندی‌مان مشخص نباشد، یا کارها را دسته بندی و اولویت‌بندی نکرده باشیم، نتیجه این می‌شود که وقت خود را برای امور اشتباه صرف می‌کنیم. کارهای کوچک و کم‌اهمیت توجه ما را به خود جلب می‌کنند درحالی‌که کارهای بزرگ‌تر و مهم‌تر – و گاهی مشکل‌تر- همینطور به حال خود رها شده‌اند.
این اتفاق به خاطر اهمال‌کاری رخ می‌دهد. ما انجام امور مهم را با معطوف کردن حواس خود به امور کوچک و آسان‌تر به تعویق می‌اندازیم.
مثلاً، آماده کردن ارائه مهم خود را به تعویق می‌اندازیم تا محل کار خود را مرتب کنیم. برای باشگاه رفتن تعلل می‌کنیم تا در عوض ایمیل‌های خود را چک کنیم و با دوستانمان تماس بگیریم. تمیز کردن خانه را به بعد موکول می‌کنیم تا برای جشن تولد پیش رو به بازار برویم و هدیه بخریم.
به عبارت دیگر، با معطوف کردن حواس خود به امور کوچک، در امور بزرگ اهمال‌کاری می‌کنیم. فکر می‌کنیم که داریم کلی کار انجام می‌دهیم درحالی‌که کارهای مهم همینطور دست‌نخورده باقی مانده‌اند.
راه‌حل این مسئله اولویت‌بندی مجدد کارهای لیست شده‌تان است. برای خود دقیق مشخص کنید که کدام یک از آنها ضروری هستند و کدام غیرضروری و چرا؟ همچنین کارهایی که باعث ایجاد تغییرات بزرگ می‌شوند را از آنهایی که چنین تأثیری ندارند، جدا کنید.
با روش‌های بسیاری می‌توان کارها را اولویت‌بندی کرد. برخی از افراد از اعداد 1 تا 5 برای این منظور استفاده می‌کنند. عدد 1 بیانگر بالاترین اولویت و عدد 5 بیانگر پایین‌ترین اولویت است. برخی دیگر ترجیح می‌دهند از حروف الفبا، الف، ب، ج، استفاده کنند. عده‌ای هم هستند که لیست کارهای در دست اقدامشان را آنلاین تهیه می‌کنند و از ویژگی‌های اولویت‌بندی اپلیکیشن آن سایت بهره می‌برند.
من از دسته آخر هستم که از اپلیکیشن Todolist استفاده می‌کنم. این اپلیکیشن امکان اولویت‌بندی کارها را به وسیله سه پرچم با رنگ‌های مختلف (قرمز، نارنجی، و زرد) می‌دهد.
روشی که برای اولویت‌بندی به کار می‌برید اهمیت کمتری نسبت به انجام آن دارد. فرقی نمی‌کند از اعداد، حروف، یا هر ابزار دیگری استفاده می‌کنید. مهم این است که عادت اولویت‌بندی کارهای لیست شده‌تان را در خود به وجود آورید، و این کار را با در نظر گرفتن اهدافتان انجام دهید.
تفاوتی ندارد چه شغلی دارید، مدیر هستید یا کارآفرین، آزادکار هستید، یا والد خانه‌دار یا حتی دانشجو، ایجاد این عادت اهمیت بالایی دارد چون این همان راهی است که افراد موفق با استفاده از آن کارهایشان را به انجام می‌رسانند.
نحوه اولویت‌بندی امور روزانه
شاید همین‌الان نیز می‌دانید که با توجه به اهدافی که دارید، اولویت‌هایتان چه هستند یعنی می‌دانید که چه چیزی برایتان مهم است. در این صورت، نصف مسیر را رفته‌اید. تنها چیزی که باقی‌مانده این است که کارهای روزانه لیست شده‌تان را با نشانه‌ای مانند اعداد 1 تا 5، حروف الفبا، پرچم زرد یا قرمز، و … اولویت‌بندی کنید.
اما اگر هنوز به آن مرحله نرسیده باشید چه؟ اگر هنوز از اولویت‌هایتان مطمئن نیستید چه؟ در این صورت، کار بیشتری پیش رو دارید. اما نگران نباشید. این کارها آسان و گاهی حتی جالب هستند.
دفترچه یادداشت و مداد تهیه کنید و صفحه را به سه قسمت عمودی تقسیم کنید:
-
اهداف کوتاه‌مدت
-
اهداف میان‌مدت
-
اهداف بلندمدت
سپس، در هر ستون اهدافی را که می‌خواهید به آنها دست یابید بنویسید. مثلاً، “شستن ماشین” در اهداف کوتاه‌مدت، “نوشتن رمان” در اهداف میان‌مدت، و “بازنشستگی در 60 سالگی” در اهداف بلندمدت.
این برگه کاغذ که شامل اهدافتان است، مانند نقشه مسیر را به شما نشان می‌دهد. از آن به‌عنوان معیار سنجش اهمیت هر کاری که در لیست اقدامات روزانه‌تان است استفاده کنید. هر یک از آنها را بر اساس اینکه آیا کمک می‌کنند به هدف خاصی برسید یا خیر اولویت‌بندی کنید.
اگر به نظرتان همه کارهای لیست شده بسیار مهم بودند، چگونه آنها را اولویت‌بندی کنید؟ اول، از خود بپرسید که آیا واقعاً همینطور است؟ همه کارها ممکن است حیاتی به نظر برسند، اما واقعاً این‌طور است؟ آیا می‌توان برخی از این کارها را بدون آنکه پیامد جدی‌ای داشته باشند، برایشان اولویت پایین‌تری در نظر گرفت؟ بیشتر اوقات می‌بینید که می‌شود.
دوم، کارهای مهم و کارهای فوری را از هم جدا کنید. کارهای مهم شما را به اهدافتان نزدیک‌تر می‌کنند. کارهای فوری فقط نیاز به توجه آنی دارند که ممکن است هیچ نقشی در رسیدن به اهدافتان نداشته باشند.
امکان دارد تمام وقت خود را صرف رسیدگی به کارهای فوری بکنید درحالی‌که توجهی به کارهای مهم ندارید. سعی کنید تمرکز خود را بر اموری بگذارید که هم مهم و هم فوری هستند. سپس، به کارهای مهم غیرفوری بپردازید. سعی کنید بقیه کارها را یا به دیگران بسپارید، یا از آنها بکاهید، و یا به زمان دیگری موکول کنید.
مزیت اولویت‌بندی کارهای روزانه لیست شده‌تان این است که مشخص می‌کند آن کار چه ارتباطی با اهداف شما دارد. در نتیجه وقتی تعیین کنید کدام یک از آنها اولویت بالایی دارند، و دریابید که چگونه بر شما تأثیر می‌گذارند، تمایل کمتری برای به تعویق انداختن آنها خواهید داشت.
ادامه دارد …
منبع کتاب درمان تعلل
بدون دیدگاه