کار مفید چیست؟

انجام دادن همزمان کارها و حواس پرتی، دشمن بهره وری هستند

بسیاری از مردم گمان می‌کنند که انجام دادن همزمان چند کار به معنای استفاده بهینه از زمان‌شان است، اما این استدلال به شدت اشتباه است. علت آن هم چنین است که مولتی تسکینگ یا انجام دادن همزمان چند کار، به معنای بهره وری نیست. سوفی لروی (Sophie Leroy)، استاد رشته کسب و کار در دانشگاه مینسوتا در سال ۲۰۰۹ تحقیقی در این مورد انجام داده و علت را به ما می‌گوید.

او نشان داد که در زمان تغییر وظیفه از وظیفه‌ی الف به ب، توجه ما هنوز به وظیفه‌ی الف معطوف است، به این معنا که تنها نیمی از تمرکز ما روی وظیفه‌ی دوم متمرکز می‌شود. او در آزمایش خود از دو گروه استفاده کرد: گروه الف – که روی یک پازل کلمات کار می‌کردند – و ناگهان از آنها خواست که به بررسی رزومه‌ها و تصمیمات استخدامی بپردازند؛ و گروه ب که از آنها خواست بعد از اتمام کار پازل کلمات سراغ بررسی رزومه‌ها بروند.

در حین این دو وظیفه لروی آزمون کوتاهی از آنها گرفت تا مشخص شود که چه تعداد کلید واژه از پازل هنوز در ذهن شرکت کنندگان باقی مانده است.

 

نتیجه؟

گروه الف تمرکز بیشتری بر پازل – و در نتیجه تمرکز کمتری بر وظیفه‌ی خطیر استخدام فرد مناسب – داشت.

انجام همزمان چندین کار برای بهره وری خوب نیست، ولو اینکه این همزمانی به معنای آنلاین بودن دائمی شما باشد. در واقع ممکن است این مسئله چندان با اهمیت به نظر نیاید که زبانه‌های (tab) شبکه‌های اجتماعی و ایمیل در حین کار روی بروزرهای وب شما باز باشند. اما این واقعیت را تغییر نمی‌دهد که نوتیفیکیشن‌های جدیدی که در کنار صفحه ظاهر می‌شوند برای بر هم زدن تمرکز کافیست – حتی اگر به سرعت به آنها پاسخ ندهید.

در همین راستا، در سال ۲۰۱۲ تحقیقی با همکاری شرکت مک کینزی نشان داد که کارگران به طور متوسط ۶۰ درصد از زمان کار هفتگی خود را با ابزارهای ارتباط آنلاین مشغولند در حالیکه ۳۰ درصد آن به پاسخگویی یا فرستادن ایمیل مربوط می‌شود.

علیرغم این داد‌ه‌ها، کارگران باور داشتند که بیش از همیشه کار انجام می‌دهند. علت این امر از این قرار است که انجام وظایف کوچک و تبادل آنلاین اطلاعات باعث سرگرم شدن و احساس رضایت کاذب در انجام وظایف می‌شود – اما در حقیقت فقط منجر به عدم تمرکز ما بر وظایف اصلی‌مان هستند.

 

استراتژی‌های گوناگونی برای مفید انجام دادن کارها وجود دارند – و همه آنها نیازمند اراده است

اکنون که برخی موانع بر سر راه انجام دادن کار مفید می‌شناسیم، این سوال مطرح می‌شود که: چطور می‌توان بر این موانع غلبه کرد؟ در حالیکه هیچ استراتژی جهان شمولی برای این امر وجود ندارد، برخی از راهکارهای مفید را در ادامه این مطلب بخوانید:

اولین راهکار استفاده از رویکرد راهبانه است. این استراتژی با به دست آوردن درک روشنی از منابع ایجاد عدم تمرکز و زمانبندی رسیدگی به آنها، کمک می‌کند که مانند یک تارک دنیا در طول روز، زمان‌هایی را فقط به انجام کارهای مشخصی اختصاص دهیم.

دومین راهکار، رویکرد دو قطبی نام دارد. در این رویکرد با تعیین زمان مشخصی برای انزوا از تمام مسائل حاشیه‌ای به انجام کاری معین پراخته و باقی زمان را، برای پرداختن سایر کارها، آزاد می‌گذاریم.

سومین راهکار، رویکرد موزون نام دارد. این رویکرد به ایجاد عادت انجام کار مفید در بازه‌های زمانی مشخص (مثلا بازه‌های زمانی ۹۰ دقیقه‌ای در روز) می‌پردازد. در این رویکرد به کمک یک تقویم دفعات و میزان تحقق این هدف را باید رصد کرد.

آخرین راهکار، رویکرد روزنامه نگاری – برای استفاده از تمام زمان‌های آزاد پیش بینی نشده در روز – با هدف انجام کار مفید است. فارغ از اینکه کدام روش را انتخاب می‌کنید، همواره به یاد داشته باشید که این روش‌ها علمی هستند – نه تصادفی.

در واقع تفاوت اصلی بین “غرق شدن در کار” و “مفید انجام دادن کار” همین ویژگی است. غرق شدن در کاری معمولا تصادفی است و بعد از چندین ساعت پشت گوش انداختن حاصل می‌شود. اما مفید کار کردن، ارادی و هدفمند است.برای اینکه ذهن خود را آماده‌ی انجام کار مفید کنید، باید آداب و رسومی داشته باشید:

یکی از این آداب می‌تواند داشتن یک فضای کار مشخص باشد. این کار می‌تواند به سادگی نصب یک علامت “لطفا وارد نشوید” روی درب، یا رفتن به یک کتابخانه یا کافی شاپ انجام شود – به خصوص اگر دفتر کار اختصاصی نداشته باشید.

جی کی رولینگ، نویسنده رمان هری پاتر، برای این مورد مثال مناسبی است. او برای فرار از محیط پر مشغله‌ی خانه‌اش در هنگام نوشتن، آخرین کتاب هری پاتر را در یک هتل پنج ستاره نوشت.

آداب بعدی مشخص کردن مرزهاست، مثلا اینترنت را قطع کنید یا گوشی تلفن را خاموش نمایید.

و در نهایت تثبیت انجام کار مفید است. به این معنا که برای انجام کار مفید باید هر آنچه بدنتان برای تمرکز نیاز دارد به آن بدهید – تفاوتی نمی‌کند که غذا باشد، یا ورزش، و یا مقداری کافئین. اگر این کار را انجام ندهید انرژی ذهنی لازم برای حفظ تمرکز نخواهید داشت و لذا نمی‌توانید کار مفید را ادامه دهید.

مغز خود را متمرکز کنید و در انتخاب استفاده از تکنولوژی، به صورت گزینشی عمل کنید

مغزهای ما در دنیای مدرن با انواع و اقسام حواس پرتی‌ها رشد کرده است. هر کجا را که نگاه کنیم، مردمی را می‌بینیم که به صفحات گوشی‌های خود چسبیده‌اند، یا در حال چت یا بازی هستند و یا به طور مداوم صفحات فیس بوک خود را refresh می‌کنند.

مسئله اینجاست که مغز ما به گونه‌ای تعبیه شده که به راحتی تمرکز خود را از دست می‌دهد. اگر علت آن از دیدگاه تکامل بیان کنیم، این عوامل حواس پرتی نشان دهنده‌ی ریسک‌ها و فرصت‌ها هستند. بنابراین برای مغز ما تمرکز عمیق بر یک مسئله کار دشواری است.

اما این مسئله جای نگرانی ندارد، چراکه مدیتیشن‌های اثربخش به مغز ما در افزایش تمرکز کمک می‌کنند. برای اینکار به صورت زیر عمل کنید:

از زمان‌های سوخته – زمانهایی که بهره وری ندارید، مثل زمان پیاده روی یا دوش گرفتن – استفاده کنید. در طول این مدت به مسئله‌ای فکر کنید که باید به آن توجه کنید و اجازه ندهید ذهن تان موضوع را عوض کند. برای شروع از خودتان سوال کنید که چه موضوعاتی باعث حل مسئله می‌شود. بعد از اینکه در مورد راه حلی با خوتان توافق حاصل کردید، از خودتان بپرسید که چه راهکار عملی برای رسیدن به هدف وجود دارد؟

دید شما به این کار باید مانند تمرین دادن ذهن تان باشد، این روال به شما کمک می‌کند که تمرکز خود را پرورش دهید.

این کار همچنین باعث می‌شود از هدف خود هنگام استفاده از شبکه‌های اجتماعی خودآگاه باشید. بنابراین اگر هدف شما از استفاده‌ی فیس بوک – به عنوان مثال – ایجاد و حفظ ارتباط با دوستان تان است، نه تنها از این طریق برای حفظ ارتباط با آنها تلاش کنید، بلکه زمانی را هم برای برقراری ارتباط حضوری و تلفنی با آنها اختصاص دهید.

اگر نمی‌توانید چنین کاری را انجام بدهید، به مدت ۳۰ روز از شبکه‌های اجتماعی استفاده نکنید. سپس از خودتان بپرسید:

آیا در ماه گذشته اگر شبکه‌های اجتماعی بودند زندگی بهتری می‌داشتم؟ آیا کسی متوجه این مسئله شد که من استفاده از آنها را کنار گذاشته‌ام؟

اگر جواب شما به هر دو سوال بالا منفی بود، به صلاح شماست که استفاده از آن را کنار بگذارید. اما اگر جواب مثبت است بهتر است مجددا از آنها استفاده کنید.