کارمند کسب و کار خود نباشید

قانون شماره 23: کارمند کسب و کار خود نباشید

اگر می‌خواهید یک کسب ‌و کار جدید راه‌اندازی کنید، حواستان باشد به جای اینکه صاحب آن باشید، تمام وقت خود را مانند یک کارمند برای آن کار نکنید. این نکته، همان پیام اصلی کتاب افسانه کارآفرینی (E-Myth)  اثر مایکل گربر است. شاید شما به عنوان یک کارآفرین نوپا از تجربیات کاری گذشته خود پیش زمینه‌ای در خصوص ارائه خدماتی خاص یا فروش محصولات شرکت داشته باشید، اما ممکن است تجربه لازم برای اداره یک کسب ‌و کار به عنوان صاحب آن را نداشته باشید.

به عنوان مثال اگر می‌خواهید یک مغازه خدمات خودرو باز کنید، احتمالش هست که سررشته‌ای در مکانیک داشته باشید. اما اینکه تمام وقت خود را به تعمیر اتومبیل برای کسب درآمد صرف کنید، چیزی نیست که از صاحب این کسب ‌و کار انتظار می‌رود. شما باید کارهای مهم دیگری را نیز در کنار تعمیر اتومبیل انجام دهید و کار تعمیر اتومبیل را به کارکنان خود که در این زمینه تخصص کافی دارند واگذار کنید. بدین ترتیب وقت کافی برای انجام وظایف کسب ‌و کار به عنوان مالک آن را خواهید داشت. وظایفی مانند: شناسایی اهداف، چشم‌انداز و ارزش‌های شرکت؛ ایجاد و مدیریت تیم‌ها؛ تهیه یک برنامه بازاریابی و فروش؛ اطلاع یافتن از روند حوزه کاری؛ بررسی شاخص‌های کلیدی عملکرد شرکت و پیگیری برنامه‌های استراتژیک.

چه زمان می‌توان وظایف را واگذار و برون‌سپاری کرد

حتی اگر شما تنها فرد حاضر در شرکت باشید، باز هم نباید تمام وظایف کسب‌ و کار را خود به تنهایی انجام دهید؛ زیرا مزایای زیادی در استفاده از استعدادها و توانایی‌های دیگران وجود دارد. حتی زمانی که تازه کسب ‌و کار خود را راه‌اندازی کرده‌اید نیز تنها وظایفی را انجام دهید که در آن تخصص دارید و برای سایر وظایف فردی دیگر را استخدام کنید.

به عنوان مثال، احتمالاً خودتان نمی‌توانید کارهای حسابداری و دفترداری کسب ‌و کارتان را انجام دهید، پس بهتر است با هزینه‌ای نسبتاً کم یک حسابدار استخدام کنید تا کارهای مربوط به امور مالی و دفتری شما را انجام دهد. به همین ترتیب، اگر در گرافیک، طراحی سایت و یا نوشتن متن فروش تخصص ندارید، آن بیرون هزاران فرد متخصص وجود دارد که می‌توانید آن‌ها را از سایت‌هایی مثل Elance (www.elance.com) و Odesk (www.Odesk.com) با هزینه‌ای نه چندان زیاد برای انجام این وظایف استخدام کنید.

علاوه بر این، شما باید هر وظیفه‌ای را که می‌شود ارزان‌تر از زمان باارزش خود انجام داد، واگذار و برون‌سپاری کنید. مثلاً اگر کسب‌ و کار شما در سال گذشته 100.000 دلار درآمد داشته، فرض را بر این می‌گیریم که ارزش زمان شما با 2000 ساعت کار در سال، ساعتی50 دلار بوده است. اما اگر بتوانید کسی را استخدام کنید که همین کار را با 12 دلار در ساعت انجام دهد، 38 دلار در هر ساعت صرفه‌جویی خواهید کرد.

به اعضای تیم بیافزایید

برای کارهایی که باید به طور مرتب تکرار شوند، مثل ورود داده‌ها، بازاریابی شبکه‌های اجتماعی و خدمات مشتری، شخصی را پیدا و به عنوان کارمند یا دستیار مجازی وارد تیم خود کنید. استخدام دستیار مجازی با استفاده از سایت‌هایی مثل Virtual Staff Finder (www.virtualstafffinder.com) یک فکر عالی برای انجام وظایف کمتر پیچیده است، اما برای وظایف حساس و کلیدی توصیه می‌کنم که یک فرد را در محل استخدام کنید تا با کسی کار کنید که او را می‌شناسید و به او اطمینان کامل دارید.

همیشه نیاز نیست شما و کارمندتان در یک محل کار کنید، بلکه همین که صلاحیت لازم را داشته باشد و در مواقع نیاز در دسترس باشد، کافیست.

چه زمانی برای آوردن یک فرد به داخل تیم مناسب است؟ به نظر من زمان مناسب هنگامی است که شما کار کافی برای پر کردن حداقل نیمی از وقت او را داشته باشید. به عنوان مثال، من در بهار سال گذشته برای وظیفه پشتیبانی از مشتری، ورود اطلاعات و چند کار اداری دیگر، یک موقعیت کاری نیمه وقت در شرکت ایجاد کردم. برای کارمند استخدام شده تنها 10 ساعت کار در هفته در نظر گرفتم. شرکت من رو به رشد بود، بنابراین پیدا کردن کارهای اضافی برای پر کردن وقت او کار سختی نبود؛ اما پس از گذشت چند ماه متوجه شدم که او پتانسیل بالایی در انجام وظایفی فراتر از کارهای معمول شرکت دارد.

شاید فکر کنید استخدام اولین کارمند، یک حرکت بزرگ و ترسناک است، اما اینگونه نیست. شما می‌دانید که شرکت شما درآمد کافی برای پرداخت حقوق کارکنان را دارد، بنابراین حسابدار شما می‌تواند به راحتی از پس مسائلی مانند خدمات حقوق و دستمزد و حقوق بیکاری بربیاید.

دستورالعمل‌های عملیاتی استاندارد

زمانی که در حال آماده شدن برای استخدام یک کارمند یا آوردن یک پیمانکار هستید، توصیه می‌کنم برای کارهای مختلف، یک سری دستورالعمل‌های عملکردی استاندارد (SOP) ایجاد کنید. هر SOP باید حاوی یک شرح وظیفه باشد؛ یک توضیح در مورد اهمیت آن وظیفه و اینکه چه نقشی در کسب ‌و کار شما ایفا می‌کند. علاوه بر این، باید یک سری مراحل خاص وجود داشته باشد که کارمند هنگام اجرای وظیفه آن‌ها را طی کند و یک توضیح از اینکه چرا مهم است این کار طبق روش تعیین شده شما پیش رود. بدین ترتیب، هم کارمند شما در ابتدای کار می‌داند که چه وظایفی را باید انجام دهد و هم شما می‌دانید که کارمندتان وظایف را دقیقاً به روشی که می‌خواهید انجام می‌دهد.

من از یک ماه قبل از شروع به کار کارمند جدید، وظایفی که باید انجام می‌داد را مشخص و برای هر وظیفه یک SOP ایجاد کردم. همچنین یک مطلب از موضوعات و سؤالات متداول مشتریان تهیه کردم تا او بداند که چگونه به اکثر سؤالات مشتریان پس از خرید یک محصول یا خدمت پاسخ دهد.

این روزها وظایفی هستند که برای انجام آن‌ها به کارمند نیاز نباشد. ابزارهای عالی در دسترس هستند که به شما کمک می‌کنند وظایف تکراری را به طور خودکار انجام دهید، از جمله Zapier (www.zapier.com) که یک محصول پولی است و سرویس If This Then That (www.ifttt.com) که رایگان است.

با استفاده از Zapier و If This Then That می‌توانید به طور خودکار:

• در توییتر، فیسبوک و لینکدین پست جدید بگذارید.

• مخاطبان جدید به لیست ایمیل خود وارد کنید.

• فایل‌ها را بینDropBox ،SkyDrive و Google Drive همگام سازی کنید.

• پست‌های توییتر، فیسبوک و ایمیل‌ها را در یک گوگل شیت (Google Spreadsheet) ذخیره کنید.

• رویدادها را از طریق یک RSS feed به تقویم خود اضافه کنید.

• تماس‌های تلفنی و پیغام‌های متنی خود را در یک صفحه گسترده (spreadsheet) ثبت کنید.

• از وضعیت آب و هوا به وسیله تلفن هوشمند یا ایمیل خود مطلع شوید.

• از فالوورهای جدید خود در توییتر تشکر کنید.

• فایل‌های ضمیمه جی میل را در DropBox ذخیره کنید.

• تلفن خود را بر اساس موقعیت مکانی یا ساعات روز، بی صدا یا صدادار کنید.

• به مخاطبان ایمیلی جدید در لینکدین درخواست دوستی بفرستید.

و چندین کار دیگر که برای اطلاع از آن‌ها می‌توانید به سایت این دو ابزار سر بزنید.

شما می‌توانید بخش عمده‌ای از کسب ‌و کار خود را به حالت خودکار درآورید. مثلاً، خبرنامه سرمایه‌گذاری شرکت من هر روز صبح به طور خودکار و بدون دخالت هیچ یک از کارمندانم ارسال می‌شود. اطلاعات درون خبرنامه به طور خودکار از منابع مختلف جمع‌آوری می‌شوند، توسط یک نرم‌افزار وارد خبرنامه می‌شوند و به طور خودکار توسط سرویس ایمیلی SendGrid’s SMTP به هرکسی که دارای عضویت فعال است، ارسال می‌شود.

مطمئناً در شروع کسب ‌و کار خود باید کارهای زیادی برای آن انجام دهید، اما در حین رشد می‌توانید به برون‌سپاری، واگذاری و خودکارسازی وظایف عمده کسب ‌و کار خود روی آورید؛ بدین ترتیب وقت بیشتری برای کار روی کسب‌ و کار خود خواهید داشت نه در کسب ‌و کار خود.

گام‌های عملی:

• بررسی کنید در حال حاضر چه کارهایی در کسب ‌و کارتان انجام می‌دهید که می‌توان شخص دیگری را برای آن‌ها استخدام کرد.

• برای وظایفی که باید واگذار یا برون‌سپاری شوند، دستورالعمل‌های عملکردی استاندارد (SOP) ایجاد کنید.

• وظایف تکراری را با استفاده از ابزارهای IFTTT یا Zapier به حالت خودکار درآورید.

برگرفته از کتاب 40 قانون موفقیت در کسب و کار اینترنتی