اگر لیست انجام کارهای روزانه‌ای ساخته‌اید که در هر روز تنها نیمی از آن انجام میشود شما بیش از اندازه بلند پرواز هستید. شاید شما هم مثل خیلی از افراد دیگر این اشتباه را انجام دهید. این اشتباه ممکن است به یکی از دلایل زیر و یا شاید هر دو دلیل باهم اتفاق بیافتد. دلیل اول اینکه شما زمانی را که در هر روز برای انجام کار وجود دارد بیش از حد برآورد می‌کنید و یا اینکه مدت زمانی که برای انجام هر کار در لیست لازم است را کم در نظر می‌گیرید. در هر دو حالت نتیجه یکسانی دریافت می‌کنید.
دلیل دوم اینکه شما از لیستی برای افزودن تمام کارهایی که در طول روز به ذهن شما می‌رسد استفاده می‌کنید. در نتیجه قابل پیش‌بینی است که لیست کارها در طول روز افزایش پیدا کند و در انتهای روز و پایان ساعت کاری تعداد آیتم‌های موجود در لیست شما بیش از زمانی است که کار خود را در اول روز شروع کردید.
این حالت ناامید کننده و غیرقابل تحمل است.
هدف اصلی برای استفاده از لیست کارهای روزانه افزایش بهره‌وری است. خیلی از افراد با ساختن لیست کارهای روزانه به روش نادرست بهره‌وری خود را از بین می‌برند تا آنجایی که خیلی از کارشناسان مدیریت زمان پیشنهاد می‌کنند که این لیست هرگز استفاده نکنید. اما در ادامه دلایلی که استفاده از لیست را ضروری می‌کند ذکر شده است.
چگونه این عادت بد به بهره‌وری آسیب می‌رساند
لیست انجام کارهای رویایی و بلندپروازانه به سه روش باعث کاهش بهره‌وری میشود:
دلیل اول، فرض کنید که هر یک از کارهایی که در فهرست انجام کارها ثبت کردید بیانگر یکی از اهداف شما هستند. موفقیت می‌تواند آخرین آیتم از لیست انجام کارها باشد و شکست ممکن است به دلیل انجام ناقص یکی از آیتم‌ها در روز بوجود آید. این احساس نا امیدی و دلسردی از شکست در انجام ناقص یکی از کارها، تمرکز روی انجام سایر کارها را کاهش می‌دهد.
دومین دلیل، داشتن لیستی از کارهای ناتمام که شما هر روز مجبورید به دوش بکشید باعث افزایش استرس میشود. درحالی که مقدار کمی استرس می‌تواند باعث ایجاد انگیزه قوی برای انجام کارها باشد مقدار زیاد آن توانایی شما را در انجام دادن وظایف محدود می‌کند.
سومین دلیل، اگر دائما یکسری کارهای ناتمام دارید که از یک روز به روز دیگر همراه شما هستند، احتمالاً قادر نیستید به صورت دقیق برنامه خود را در طول روز پیگیری کنید. در نتیجه شما راهی برای پیش‌بینی و برنامه‌ریزی زمانی برای انجام کارها در روزها و هفته‌های بعد نخواهید داشت.
خوشبختانه با یکسری دستورالعمل‌های ساده شما قادر خواهید بود فهرست انجام کارهای مفید بسازید. در ادامه به هفت گام کاربردی که از امروز می‌توانید اجرا کنید اشاره می‌کنیم:
مراحل عملی
1 |
عادت کنید تا به خود و به دیگران نه بگویید. لیست انجام کارها به این دلیل زیاد میشود چرا که برای ما کار سختی است که از اضافه کردن آیتم به آن خودداری کنیم. افزودن آیتم‌های جدید به فهرست انجام کارها فقط چند لحظه زمان خواهد برد و این کار باعث میشود در مورد زمان و تلاشی که برای انجام هر کاری که به راحتی در لیست اضافه می‌کنیم دچار اشتباه شویم. با نه گفتن معمولاً بیشتر و بهتر می‌توانید لیست انجام کارها را تحت کنترل خود داشته باشید. |
2 |
دلیل قانع کننده برای انجام هر کار در فهرست را تشخیص دهید. در غیر این صورت چرا باید زمان و توجه خود را به انجام آن کار اختصاص دهید؟قبل از اینکه کاری را به لیست خود اضافه کنید، از خودتان این سوال را بپرسید که چرا باید این کار را انجام دهم؟ |
3 |
برای هر آیتم در لیست انجام کارها اولویت مشخص کنید. از حروف A تا C استفاده کنید. کارهایی که بیشترین اولویت در انجام را دارند با حرفA و کارهایی که کمترین اولویت را دارند با حرف C مشخص کنید. سپس مجدداً کارها با اولویت C را بررسی کنید و از خود سوال کنید که آیا آن‌ها واقعاً اهداف و کارهای ضروری هستند. اگر واقعاً این طور نیست آن را از لیست حذف کنید. |
4 |
تعداد مشخص و محدودی از کارها را برای انجام در لیست تعیین کنید. برای مثال اجازه ندهید که لیست انجام کار شما بیشتر از پنج مورد شود. لیست کوتاه از کارها معمولاً انجام شدنی است. همچنین لیست کوتاه به شما انگیزه بیشتری برای انجام کارها می‌دهد. |
5 |
با بزرگترین و سخت‌ترین کار “سنگ بزرگ”در لیست شروع کنید کاری که بالاترین اولویت را در لیست دارد. آن کار یکی از مهم‌ترین کارهایی هست که شما امروز انجام می‌دهید و نقش بسیار موثری در رسیدن به هدف اصلی شما خواهد داشت. حتی ممکن است آن کار سخت و بزرگ بیشترین زمان را برای انجام نیاز دارد و تمایل داشته باشید که آن را در انتهای لیست کارهای خود انجام دهید. |
6 |
برای انجام هر کار در فهرست زمان منطقی مشخص کنید. نباید آن قدر وقت بگذارید تا آن کار تمام وکامل شود. طبق قانون پارکینسون زمان انجام هر فعالیت تا وقتی که فرصت برای انجام آن در نظر گرفته‌ایم طول می‌کشد. اين قانون مي‌گويد، معمولاً افراد تمايل دارند كاري كه باید انجام دهند را تا موعد تعيين شده، به تعويق بي‌اندازند. این بدان معنی است که مثلاً اگر شما برای انجام یک فعالیت 2 ساعت زمان اختصاص داده باشید آن کار را در 2 ساعت انجام خواهید داد و اگر 45 دقیقه زمان بدهید می‌توانید تایمر تنظیم کنید و ببینید که ظرف مدت 45 دقیقه کار انجام خواهید داد. |
7 |
از دو لیست استفاده کنید. لیست اول فقط برای سازماندهی و ثبت کارهای روزانه‌ای که باید انجام شود و لیست دوم برای نوشتن کارهایی که در طول روز ممکن است به ذهن شما بیاید.آیتم‌هایی که به لیست دوم اضافه می‌کنید باید اولویت داشته باشد. سپس مجددا بررسی کنید و ببینید که آیا اولویت‌های داده شده به هر کار نیاز به تعدیل و تغییر دارند یا نه. |
نکته طلایی
اگر ترجیح می‌دهید که لیست انجام کارهای خود را به صورت آنلاین داشته باشید و پیگیری کنید، به شما سایت Todolist.com را توصیه می‌کنم. استفاده از آن خیلی آسان است. شما می‌توانید چندین لیست در آن ایجاد کنید و برای هر کار اولویت تعیین کنید. آیتم‌های لیست را جا به جا کنید، تاریخ مشخص کنید و از برچسب‌های رنگی برای مدیریت آسان کارها استفاده کنید. و خبر خوب اینکه خدمات این سایت رایگان است.
برگرفته از کتاب 30 روز تا بهره وری – برای مشاهده کتاب 30 روز تا بهره وری اینجا را کلیک کنید
مطالب مشابه:
ممنون از مطلب مفیدتون. برای نوشتن لیست کارها نرم افزارهایی مثل behtime.ir هم وجود دارن.
ممنون از مطلب کاربردیتون . برای تهیه to-do-list نرم افزارهایی هم وجود دارن مثل نرم افزار behtime.ir که فارسیه و میشه راحت ازش استفاده کرد