قانون شماره 21: امور مالی کسب و کار خود را از همان ابتدا در دست گیرید
شاید در ابتدای راه‌اندازی کسب و کار بخواهید خود را به عنوان یک شرکت سهامی و یا یک شرکت با مسئولیت محدود ثبت کنید؛ بدون اینکه از پیامدهای این تصمیم آگاهی داشته باشید. همچنین شاید درآمد و هزینه‌های شخصی خود را با درآمد و هزینه‌های کسب و کار خود ترکیب کنید. اما این کار اشتباه است. زیرا اینگونه نمی‌توانید حدس بزنید که شرکت شما چه مقدار درآمد تولید می‌کند و زمانی که مجبورید مالیات خود را تسویه کنید، با یک آشفتگی شدید رو به رو خواهید شد.
چگونه وضعیت مالی شرکت خود را خراب کنید
هنگامی که در سال 2008، اولین شرکت خود به نام American Consumer News را راه‌اندازی کردم، در یک طرح شتابدهنده رشد از طرف دانشگاه ایالتی داکوتا شرکت کردم. این اولین سالی بود که آن‌ها این برنامه را ترتیب می‌دادند و از یک وکیل خواسته بودند تا کارهای لازم برای شروع کار من به طور قانونی را ترتیب دهد. وکیل برای من پرونده مالیاتی تشکیل داد که شرکت من را مشمول پرداخت مالیات می‌کرد.
من آن فرم را به همراه چندین فرم دیگر امضا کردم. با این کار، مالیات حقوق و دستمزد و چند مالیات دیگر به درآمدم تعلق می‌گرفت که من چون از چیزی خبر نداشتم، آن‌ها را پرداخت نکردم.
سه سال بعد از یک حسابدار خواستم تا نگاهی به پرونده‌های مالی شرکتم بیاندازد. وی گفت که من باید اظهارنامه مالیاتی به ارزش سه سال گذشته را مجدداً ثبت کنم و مالیات کل درآمدی را که در این مدت بدست آورده‌ام را نیز پرداخت کنم. من تا چند هفته بعد خودم را لعنت می‌کردم که چرا چیزی را امضا کردم که از آن هیچ اطلاعی نداشتم.
خوشبختانه توانستم تمام این موانع را پشت سر بگذارم و همه چیز را رو به راه کنم. در این حین مجبور شدم خودم را کارمند دانشگاه ایالتی داکوتا معرفی کنم، مالیات بر نرخ بیکاری تنظیم کنم، و دوباره برای سه سال آینده پرونده مالیاتی شرکتی و شخصی تشکیل دهم. در نهایت با پرداخت چندین هزار دلار به اداره مالیات از این وضع خلاص شدم.
بهترین روش‌های اجرایی
اگر من از همان ابتدا چند کار اساسی انجام داده بودم، می‌توانستم از این همه گرفتاری جلوگیری کنم. ابتدا، ساختار قانونی که شرکت شما در آن فعالیت می‌کند را به طور کامل درک کنید. فرم‌های مختلف مالیاتی وجود دارد که لازم است شما بسته اینکه به عنوان یک مالک تنها، یک شرکت با مسئولیت محدود یا یک شرکت سهامی فعالیت می‌کنید، پرونده تشکیل دهید. اگر هیچ سند و مدرکی ارائه نکرده باشید، به طور پیش فرض به عنوان یک مالک تنها شناخته می‌شوید که این موضوع تا زمانی که شرکت شما به پول برسد به نفع شماست.
من پیشنهاد می‌کنم تا زمانی که درآمد شما به 100.000 دلار در سال نرسیده، خود را به عنوان یک شرکت معرفی نکنید. بدون شک داشتن یک حسابدار از همان ابتدای کار خالی از لطف نیست، زیرا دقیقاً اطلاع می‌یابید که چه موقع و چقدر مالیات باید پرداخت کنید.
دوم اینکه، شما از نظر مالی باید کسب و کار خود را به عنوان یک فرد جدا از خود بدانید. به عبارت دیگر، باید یک حساب بانکی جداگانه برای کسب و کار خود باز کنید. شما باید تمام مخارج کسب‌وکار خود را از این حساب بپردازید و تمام درآمدهای کسب‌وکار خود را نیز به این حساب واریز کنید. با این کار، یک لیست ساده از درآمدها و هزینه‌های شرکت خواهید داشت و هر زمان که صورتحساب بانکی دریافت کنید، دقیقاً می‌دانید که چقدر سود کرده‌اید. چنانچه از این روش استفاده کنید، دیگر حسابدار شما در پایان سال دچار سردرگمی نمی‌شود.
سر و کار داشتن با مالیات
به عنوان یک قاعده کلی، همواره یک چهارم از سود خالص خود را در یک حساب پس‌انداز جداگانه بابت مالیات قرار دهید. متأسفانه، صاحبان کسب‌وکارهای کوچک اغلب فراموش می‌کنند برای پرداخت مالیات پول کنار بگذارند و سال مالی خود را با یک صورتحساب مالیاتی بزرگ به پایان می‌رسانند. بنابراین با کنار گذاشتن پول در حسابی که به طور خاص برای برآوردهای مالیاتی سه ماهه خود باز کرده‌اید، دیگر وسوسه نمی‌شوید که آن را برای چیزهای دیگر خرج کنید.
فراموش نکنید که بدهی اداره مالیات اولین چیزی است که باید پرداخت شود. زیرا آن‌ها تنها نهادی هستند که می‌توانند شما را به دلیل عدم پرداخت صورتحساب خود به زندان بفرستند. با هر مشکلی هم رو به رو شوید، نمی‌توانید از زیر بدهی اداره مالیات شانه خالی کنید و هر چه بیشتر پشت گوش بیاندازید، جریمه و بهره آن زیادتر میشود.
ابزارهای ردیابی آنلاین
در نهایت اینکه اگر در کسب و کار خود از خدمات پردازش پرداخت مانند PayPal، Square یا Stripe استفاده می‌کنید، حتماً از نرم‌افزارهای حسابداری آنلاین مثل Xero (www.xero.com)، Quickbooks Online (quickbooksonline.com)، یا Outright (www.outright.com) استفاده کنید. زیرا این سرویس‌ها به طور خودکار مبادلات بانکی، PayPal و دیگر پردازنده‌های پرداخت شما را رصد می‌کنند و نشان می‌دهند که شرکت شما در طی یک دوره زمانی خاص چه چیزهایی به دست آورده است. همچنین با ارائه تعدادی جدول و نمودار مفید، به شناسایی روندهای کسب و کار شما کمک می‌کنند. به علاوه، حسابدار شما نیز از اینکه چنین اطلاعات مالی خوبی از این سرویس‌های خودکار در اختیارش قرار گرفته، خوشحال خواهد بود.
گام‌های عملی:
-
اطلاع داشته باشید که چه زمانی و چه مقدار مالیات باید بپردازید.
-
یک حساب بانکی جداگانه برای کسب و کار و یک حساب پس‌انداز جداگانه برای برآوردهای سه ماهه خود باز کنید.
-
از سیستم‌های حسابداری آنلاین مانندQuickbooks Online یا Xero استفاده کنید.
-
سیستم حسابداری آنلاین خود را برای اطلاع یافتن از روندها و جلوگیری از سردرگمی‌های آخر سالی، به روز نگه دارید.
برگرفته از کتاب 40 قانون موفقیت در کسب و کار اینترنتی
بدون دیدگاه