چگونه روز را سازماندهی کنیم؟

1

لیست‌های ساده و هدفمند ایجاد کنید. ما در این مورد در روز سوم صحبت کرده‌ایم. اما در اینجا دو نکته مهم وجود دارد. اول اینکه لیست‌هایتان صرفاً حاوی 5 موضوع باشد. هرچه لیست کوتاهتر باشد بهتر است. دوم اینکه کارهایی که در راستای هدف شما نیست حذف کنید.

علاوه بر این، لیست کارهایی که باید انجام شود را شب قبل آماده کنید و این کار را به زمان رسیدن به اداره در صبح روز بعد موکول نکنید. رفتن به محل کار با داشتن لیست کارهای مشخص می‌تواند به شما این حس را بدهد که روز خود را با برنامه شروع می‌کنید.

2

فواصل زمانی تکنیک پومودورو را برای زمان‌های کاری و استراحت انتخاب کنید. سعی کنید در مقابل مواردی که حواس شما را پرت می‌کند و از این برنامه دور نگه می‌دارد مقاومت کنید. ایجاد این عادت مهم‌تر از آن است که با برنامه باشید و روی یک کار متمرکز شوید.

اگر در محیطی کار می‌کنید که نیاز به همکاری با دیگران دارید، برنامه کاری خود را پرینت گرفته و در جایی بزنید که دیگران هم ببینند. با این روش اگر همکاران بخواهند با شما صحبت کنند به راحتی می‌توانید به برنامه کاری خود اشاره کنید و از آن‌ها بخواهید که در زمان دیگری به شما مراجعه کنند.

اگر در خانه یا کافی شاپ کار می‌کنید برنامه کاری را نزدیک خود بگذارید. با این روش در حقیقت با نگاهی که هراز گاهی به برنامه می‌اندازید می‌توانید به مغز خود یادآوری کنید که برنامه‌ای دارید که باید از آن پیروی کنید.

3

در برنامه خود زمان‌هایی را برای مراجعه دیگران و رتق و فتق امور دیگران بگذارید. معمولاً افراد به سراغ شما میآیند که حواس شما را پرت کنند به ویژه در ابتدای تمرین این عادت هستید. در این حالت شما هنوز برای آن‌ها به عنوان فردی که با برنامه کار می‌کنند شناخته نشده‌اید و آن‌ها انتظار اینکه شما ملاقات‌های سرزده‌شان را رد کنید ندارند. اینجاست که شما باید آن‌ها را هم آموزش دهید.

30 دقیقه از زمان عصر خود را به این امر اختصاص دهید که به افرادی که در طول روز با شما کار داشته‌اند را ببینید و اگر کاری می‌توانید برایشان انجام دهید. با پاسخ درخواست‌هایشان در بازه 30 دقیقه‌ای هم از اینکه تمرکز شما بهم بریزد جلوگیری کرده‌اید و هم آن‌ها متوجه یافت که زمان خاصی برای این کار دارید و نمی‌توانند هر زمان که دل‌شان خواست به شما مراجعه کنند.

این زمان را در عصر بگذارید که انرژی شما نیز کاهش می‌یابد. در این مدت به آن‌ها نیز بگویید که خیلی خوشحال خواهید شد اگر بتوانید برایشان کاری در این مدت 30 دقیقه که برای همین کار اختصاص داده‌اید انجام دهید.

4

فواصل کار و استراحت خود را طبق زمان‌هایی که انرژی شما در حالت حداکثری است برنامه‌ریزی کنید (بدین صورت که وقتی پرانرژی هستید زمان کار باشد و زمانی که انرژی‌تان کمی افت می‌کند استراحت کنید تا انرژی خود را دوباره به دست بیاورید).

بهره‌وری به صورت مستقیم تحت تأثیر انرژی شما قرار دارد و با بدن خود نجنگید. اگر بهره‌وری شما در ساعت 7 صبح تا ظهر است برنامه‌ریزی را طوری انجام دهید که زمان‌های کاریتان نزدیک به این بازه زمانی باشد. کارهای پیچیده را در صبح انجام دهید و کارهای ساده‌تر و تکراری را در عصر انجام دهید. اگر انرژی شما بین ساعت 1 تا 6 عصر به مقدار حداکثر است برنامه خود را طبق این زمان ببندید.

5

زمان خود را رصد کنید. اگر بدون سازماندهی باشد به زمان اجازه می‌دهید که از دست شما فرار کند. با بررسی زمان خود به راحتی می‌توانید راه‌های در رفتن زمان از دستتان را بیابید و این مشکل را برطرف کنید.

احتمالاً از دیدن نتایج این کار شگفت زده شوید. برای مثال ممکن است متوجه شوید که بیشتر از آنچه فکر می‌کنید روی شبکه‌های اجتماعی صرف می‌کنید. یا ممکن است دریابید که ملاقات سرزده همکاران‌تان دو ساعت از وقت روزانه شما را از بین می‌برد.

پیتر دراکر، مشاور معروف مدیریت، گفته است چیزی که اندازه‌گیری شود بهبود خواهد یافت. برای این کار می‌توانید از ابزارهایی مانند توگل یا رسکیو تایم استفاده کنید تا زمان خود را اندازه‌گیری کنید. زمانهای خود برای کارهای مختلف را برای مدت دو هفته اندازه‌گیری کرده و نتایج را یادداشت کنید تا دقیقاً مشخص شود چقدر زمان تلف شده دارید.

6

به ملاقات‌های غیر ضروری به راحتی نه بگویید. صرفاً به دلیل اینکه موضوعی برای صحبت وجود دارد به این معنی نیست که حتماً باید الان در مورد آن بحث کنیم. بسیاری از مواقع این صحبت‌ها می‌تواند بدون هیچ ضرری به هیچ کسی به تعویق بیافتد.

اگر در اداره‌ای کار می‌کنید که همکاران شما می‌خواهند یک ملاقات از پیش تعیین نشده داشته باشند به راحتی جواب نه به آن‌ها بدهید و زمان دیگری از روز یا حتی روزهای بعد را پیشنهاد دهید.

اگر برای خودتان هم کار می‌کنید همین روش را دنبال کنید و به مشتریانی که تقاضای ملاقات بی‌برنامه می‌کنند جواب رد بدهید. به‌جای این کار و یا حتی صحبت تلفنی می‌توانید زمان دیگری را پیشنهاد بدهید. این کار به شما کمک می‌کند که روزتان را سازماندهی کنید.

7

ملاقات‌ها را به 10 دقیقه محدود کنید و استفاده از صندلی را ممنوع کنید.

بسیاری از ملاقات‌ها بیش از حد نیاز طول می‌کشد. این امر تا حدی به این دلیل است که زمان بیشتری به ملاقات‌ها اختصاص داده می‌شود. به عنوان مثال اگر یک ساعت وقت برای ملاقات کافی است معمولاً ملاقات بیشتر از آن طول می‌کشد. به مراجع‌کنندگان 10 دقیقه فرصت بدهید تا حس فوریت را احساس کنند.

قانون پارکینسون می‌گوید کار به اندازه‌ای طول می‌کشد که برایش زمان اختصاص داده باشید. درمورد برنامه‌های ملاقات نیز دقیقاً همین حالت است.

دلیل دیگر که ملاقات‌ها طولانی‌تر می‌شود این است که مراجع‌کنندگان می‌نشینند و حس خوبی دارند. لذا صندلی را حذف کنید چون این امر سبب می‌شود افراد حاضر تمایل داشتند که جلسه را با گفتن نکات صرفاً ضروری تمام کنند و به اتاق‌هایشان با صندلی راحت برگردند.